Nebulae
Architecture, yoga, sound art & hospitality in Heredia, Costa Rica
Eventos Nebulae
En Nebulae, cada encuentro tiene el potencial de convertirse en una experiencia memorable. Nuestros espacios se adaptan a cumpleaños, eventos corporativos, experiencias wellness, actividades deportivas y eventos de música, creando un entorno único para conectar, celebrar, compartir y transformar cada ocasión en algo especial.
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Condiciones y políticas para eventos
Con el objetivo de garantizar una experiencia agradable, organizada y segura para nuestros huéspedes, clientes y proveedores, agradecemos tomar en consideración las siguientes condiciones al momento de cotizar y reservar un evento en Nebulae.
Horarios de ingreso y salida
El ingreso anticipado para montaje puede coordinarse previamente.
Aplica para reservaciones con hospedaje asociado al evento.
Para eventos, es posible coordinar el ingreso anticipado de proveedores u organizadores para realizar labores de montaje, decoración, producción y preparación del espacio.
Este horario deberá coordinarse previamente con nuestro equipo.
Sonido y música
Por regulación y convivencia con el entorno, no se permite música a volumen alto en las áreas exteriores después de las 10:00 p. m.
La actividad puede continuar posteriormente dentro del Nebuleo, ubicado en el apartamento del WaterCube, donde es posible mantener música y continuar la celebración durante la madrugada, bajo condiciones de volumen adecuadas para el espacio interior.
DJs externos
Es posible contratar DJs externos.
Para garantizar la correcta operación y protección del sistema de audio de Nebulae, el DJ deberá utilizar el equipo de sonido disponible en Nebulae.
No se permite conectar o instalar equipos principales de sonido externos sin autorización previa.
Para eventos con DJ externo se requiere un técnico o sonidista autorizado, cuyo servicio puede ser coordinado y cotizado por nuestro equipo.
Música sin DJ
En caso de no contratar DJ, los clientes pueden utilizar sin costo adicional el sistema de sonido Bluetooth del Yoga Deck, ideal para música ambiental y actividades sociales.
Capacidad de los espacios
La capacidad depende del área contratada, el tipo de evento y la configuración o montaje requerido.
WaterCube
Con mesas y sillas, ideal para eventos corporativos, cenas, conferencias o montajes similares.
En configuración abierta, sin mesas ni sillas o con mobiliario mínimo.
Nebuleo
Espacio interior ideal para reuniones más privadas o para continuar la actividad después del horario de música exterior.
Nebulae completo
Utilizando el conjunto de instalaciones de Nebulae. Para alcanzar la capacidad máxima de 300 personas, el evento deberá coordinarse en conjunto con el Salón Laureal.
- La capacidad final podrá ajustarse según circulación requerida, mobiliario, producción y necesidades particulares.
- Para eventos de mayor tamaño es necesario coordinar las diferentes áreas del complejo.
- La cantidad estimada de asistentes deberá indicarse desde el momento de solicitar la cotización.
- La cantidad confirmada deberá respetarse. Cualquier aumento deberá informarse y autorizarse previamente y podrá implicar un ajuste en la tarifa.
Tipo de evento
Al solicitar una cotización es importante indicar claramente el tipo de actividad:
Esto nos permite recomendar el espacio, montaje y servicios más adecuados.
Proveedores externos
Se permite trabajar con proveedores externos, incluyendo decoración, catering, fotografía, producción, entretenimiento y otros servicios.
Todos los proveedores deberán respetar los horarios, normas operativas y condiciones de uso de las instalaciones de Nebulae.
Los montajes especiales, estructuras, instalaciones eléctricas adicionales o equipos de producción deberán coordinarse previamente con nuestro equipo.
Bebidas y alimentación
Se permite la venta y servicio de bebidas y alimentos durante el evento, siempre que la modalidad de operación se coordine previamente con nuestro equipo.
Es posible contratar servicios externos de catering, alimentación, barras, bartenders y otros proveedores gastronómicos.
Cualquier requerimiento especial relacionado con preparación, montaje, refrigeración, electricidad, manejo de residuos o uso de áreas de servicio deberá informarse con anticipación.
Parqueo y transporte
Espacio aproximado dentro de las instalaciones de Nebulae.
Nebulae dispone de espacio para aproximadamente 30 a 35 vehículos dentro de sus instalaciones.
Para eventos pequeños y medianos recomendamos incentivar el uso compartido de vehículos.
Para eventos de mayor capacidad recomendamos especialmente el uso de:
Esto facilita el ingreso y salida de los asistentes y permite mantener una operación más ordenada y segura.
En caso de requerirse espacio adicional de estacionamiento o una logística especial de transporte, deberá coordinarse previamente con nuestro equipo.
Coordinar con nuestro equipo si existe la posibilidad de expandir el acceso de los vehículos, ya que contamos con una alternativa que requiere coordinación previa.
De igual manera se recomienda coordinar busetas o transporte compartido para reducir la cantidad de vehículos, agilizar los accesos y mejorar la experiencia de llegada y salida de los invitados.
Reservación y forma de pago
Para confirmar la fecha de un evento, el monto requerido al momento de la reservación dependerá del tamaño, formato y espacios utilizados.
Para eventos de menor escala realizados en el WaterCube, la reservación puede confirmarse mediante un pago de US$399.
Para eventos de mayor tamaño o que requieran otros espacios de Nebulae, la reservación podrá confirmarse mediante un pago inicial equivalente al 50% del valor total del evento.
El 50% restante deberá cancelarse a más tardar un día antes de la fecha del evento.
WaterCube / eventos de menor escala
Pago inicial para eventos de mayor tamaño
Saldo restante a más tardar un día antes del evento
Políticas y coordinación
Responsabilidad por daños
El cliente responsable de la reservación se compromete a hacer un uso adecuado de las instalaciones, mobiliario, equipos, sistemas de sonido, áreas exteriores y demás elementos pertenecientes a Nebulae.
En caso de que durante el evento se produzcan daños, pérdidas o deterioros atribuibles al cliente, sus invitados, proveedores o personal contratado, Nebulae realizará una valoración del daño ocasionado y podrá solicitar el pago correspondiente a la reparación, reposición o sustitución del elemento afectado.
Cualquier daño identificado será documentado y comunicado al responsable de la reservación, quien será responsable de cubrir los costos correspondientes según la naturaleza y magnitud del daño.
Cambios de fecha
Para reservas exclusivamente de hospedaje, es posible solicitar cambios de fecha sujetos a disponibilidad y a las condiciones aplicables de la reservación.
Para eventos, una vez confirmada la fecha y realizado algún pago, no es posible trasladar la reservación a otra fecha, debido a que Nebulae bloquea los espacios, habitaciones e infraestructura necesaria para atender exclusivamente dicha actividad.
Coordinación del evento
Cada evento puede requerir condiciones particulares dependiendo de:
Nuestro equipo podrá solicitar información adicional y establecer requerimientos específicos con el objetivo de garantizar una operación segura, ordenada y una experiencia satisfactoria tanto para el cliente como para sus invitados.
Nebulae se reserva el derecho de establecer condiciones adicionales cuando las características, tamaño o producción del evento así lo requieran.
Seguridad del evento
Dependiendo del tipo de actividad, cantidad de asistentes y características del evento, podrá requerirse la presencia de personal de seguridad.
Este servicio puede ser coordinado y contratado directamente por Nebulae, o bien podrá ser contratado por cuenta del cliente, sujeto a aprobación y coordinación previa con nuestro equipo.
Convivencia y armonía entre actividades
Dependiendo del día y de la programación de los espacios vecinos, podrá solicitarse mantener períodos específicos de silencio o reducción de volumen, especialmente durante ceremonias o actividades realizadas en el salón de eventos contiguo.
Esta medida busca preservar un ambiente de armonía, respeto y tranquilidad entre las distintas actividades que puedan desarrollarse simultáneamente en el complejo.
